イベントを主催した時の反省メモ

先日とあるイベントを主催しました．最終的には素晴らしい会となり，盛り上がっていただけてとても嬉しかったのですが， イベントの主催は初めてということもあり，色々失敗したこともあったので，その教訓を書いていきます．

当たり前の事ですが，わかっていても，一度失敗しないとなかなかできないのです．

マイクから音は出ない．映像は映らない．

たとえやり方をしっかりとメモして，会場を下見した時はちゃんとできていたとしても，当日はマイクから音は出ないし映像も映らない．

• 会場はイベント開始の3時間前から押さえて、音響や映像設備の調整に十分な時間を確保しよう．
• ありとあらゆるケーブルと変換アダプターを持っていこう．
• 本当の本当に困った時は，参加者や講演者に機材を借りたりして助けてもらおう．

運営メンバーは足りない

当日はどれだけ準備していても人手が足りない．そして当日突然来れなくなる可能性もある．

• 運営メンバーは早めから確保しよう
• 運営メンバーは出来るだけ多く確保しよう

時間の伝達はうまくいかない

• しつこいくらいリマインドしよう．

食べ物，飲み物の運搬には思ったよりも人手が必要

食べ物，飲み物を運ぶのは以外に大変．

• 飲食物の運搬に人を動員できるよう多くの運営メンバーを確保しよう
• できれば会場まで宅配してもらおう．
• 宅配にできない状況であれば，万全の準備をしよう．

みんなお酒はそんなに飲まない

イベントにもよるが，今回のような勉強会＋懇親会系のイベントではお酒が結構余る． 余ったら持って帰れるので構わないけど．

• 一人当たり2本換算でかなり余ってしまったので，1.5本換算でよいかもしれない．

ソフトドリンクは人気

お茶やオレンジジュースが終盤は人気．

• ソフトドリンクはもう少し多めに用意しよう．

当日用意しようと思っていたものは手に入らない

どんなお店でも見かけるものであっても，面白いくらい手に入らない． その調達に時間がかかり，会場の設営に支障が出るようではいけない．

• いつでも買えるものは事前に買って持参しよう．持参したものは裏切らない．
• 紙コップや紙皿，お菓子やソフトドリンクはある程度事前に用意していこう．

大事な持ち物ほど忘れる

持参したものは裏切らないが，持参しようと思っていた前日の自分は平気で裏切る．

• 持ち物リストを作って共有しよう
• 誰でも用意できるものであれば，二人以上の人間が持ってくるようにしよう

講演者がよければそれで良し．懇親会は何もしなくても楽しい．

今回は素晴らしい講演者に来ていただけて大盛況だった．本当によかった．

• 面白い講演をしていただけるよう，運営が頑張ろう
• 大物講演者を呼べるよう，団体の知名度を上げよう
• すごい人とのコネがある人や団体と共催しよう